Beskrivning av certifieringsprocessen hos A3CERT

Aktiviteter
1. Inledande kontakt
2. Planeringsaktivitet
3. Dokumentrevision
4. Förrevision
5. Certifieringsrevisioner
6. Uppföljningsrevisioner
7. Omcertifiering


1. Inledande kontakt
När ledningssystemet är klart, eller nästan klart, är det lämpligt att kontakta oss för att boka tid för certifieringsaktiviteter och för att få en offert på priset för certifieringsrevisionen. Uppgifter som är nödvändiga vid bedömningen av möjligheter och omfattning inhämtas i detta skede.


2. Planeringsaktivitet
Planeringsaktiviteter som ingår genomförs normalt med hjälp av telefonsamtal och e-post. Önskas ett planeringsmöte på plats hos företaget kommer vi naturligtvis till er för att diskutera upplägget. Denna aktivitet ingår inte i certifieringsprocessen och debiteras separat.


3. Dokumentrevision
Dokumentrevisionen är ett obligatoriskt moment som kan genomföras av revisorn på det egna kontoret eller på plats hos er. Vid granskning bedömer revisorn om det översända ledningssystemet är heltäckande mot certifieringskraven. Uppstår frågetecken kontaktar revisorn er för att klara ut eventuella oklarheter. Revisorn dokumenterar eventuella brister och överlämnar en rapport på åtgärder som behöver utföras.


4. Förrevision 
Förrevisionen är en frivillig aktivitet. Det är lämpligt att genomföra en förrevision om man osäker på om ledningssystemet är komplett eller om man är osäker hur väl ledningssystemet är infört i verksamheten. Resultatet redovisas efter avslutad förrevision.


5. Certifieringsrevisioner 
Certifieringsrevisioner genomförs i två steg för både kvalitets-, arbetsmiljö och miljöledningssystem. Genom att använda sig av två steg kommer företaget i de flesta fallen att ha ett bättre infört ledningssystem när man får sitt certifikat. Det bör gå en viss tid mellan revisionstillfällena, 4-6 veckor är i de flesta fall en lämplig tid. Den föreslagna revisionsinsatsen för Steg 2 kan behöva utökas om mer än 6 månader förflyter mellan Steg 1 och Steg 2 revisionen.


Vid certifieringsrevisionen granskas om ledningssystemet är heltäckande och om de arbetssätt som beskrivs i ledningssystemet är införda och tillämpade. När revisionsledaren har konstaterat att ledningssystemet är heltäckande och tillämpat på alla nivåer, sammanställer revisionsledaren revisionsresultatet och rapporterar till A3CERT att företaget uppfyller kraven för certifiering.

Beslut om certifiering tas av en utsedd person inom A3CERT som inte deltagit i revisionen. Utdelade certifikat gäller i 3 år (36 månader) från certifieringsrevisionen, under förutsättning att uppföljningsrevisionerna visar att ledningssystemet är tillämpat vid uppföljningarna.


6. Uppföljningsrevisioner
Tiden för uppföljningsrevisioner beräknas på årsbasis, normalt görs två uppföljningsrevisioner per år. Antalet uppföljningsrevisioner kan anpassas till verksamheten, storleken och företagets mognad. Tidsintervallet mellan två uppföljningsrevisioner får inte överskrida 12 månader. Beroende av företagets storlek och struktur kan tidsrymden mellan uppföljningsrevisionerna anpassas så att insatsen blir kostnadseffektiv och skapar högsta möjliga värde för det certifierade företaget. Omfattningen vid uppföljningsrevisionerna skall möjliggöra att hela systemet granskats under perioden mellan certifiering och omcertifiering.


7. Omcertifiering
Omcertifiering följer i 36 månaders multiplar från dagen för certifieringsrevision. Planeringen av omcertifieringstillfället görs så att det ges tillräcklig tid för företaget att korrigera eventuella avvikelser så att beslut om fortsatt certifiering kan tas i god tid innan certifikatet löper ut.

Omcertifieringen består av två delar:
- En analys av hur ledningssystemet fungerat genom att revisionsledaren granskar rapporterna från genomförda uppföljningsrevisioner.
- En utökad uppföljning av att ledningssystemets delar fungerar på avsett sätt i verksamheten.